سیستم های حضور و غیاب

خرابی باتری، یکی از مشکلات شایع در دستگاه حضور و غیاب است.

باتری در دستگاه حضور و غیاب، وظیفه تأمین انرژی الکتریکی قطعات را هنگام قطعی برق برعهده دارد. وقتی دستگاه به برق متصل باشد، باتری شارژ شده و در زمان قطعی برق، دستگاه را روشن نگه می دارد. مدت کارکرد دستگاه حضور و غیاب به کمک باتری و بدون برق شهر به طور متوسط 5 ساعت است که  به نوع دستگاه حضور و غیاب، نوع باتری و میزان استفاده از دستگاه در زمان قطعی برق بستگی دارد.

اکثر دستگاههای حضور و غیاب از باتری یا Ups داخلی استفاده می کنند. برخی دستگاهها نیز فاقد باتری داخلی بوده و هنگام قطعی برق توسط باتری یا Ups خارجی که همراه دستگاه حضور و غیاب می باشد، تغذیه می شوند.

برخی شرکتهای فروشنده، دستگاههای حضور و غیاب خود را بدون باتری عرضه می کنند و در صورت درخواست مشتری، باتری یا Ups را بعنوان یک آپشن اضافه (با دریافت هزینه جداگانه) در اختیار مشتری قرار می دهند.

باتری استفاده شده در دستگاههای حضور و غیاب از نوع قابل شارژ بوده و قابلیت شارژ مجدد دارد. اما هر باتری تاریخ تولید و انقضاء دارد و طول عمر مفید آن بسته به مدت استفاده، حدود 2 سال است. لذا نباید انتظار داشته باشیم که بصورت دائمی و بدون مشکل برای ما کار کند.

علاوه بر این ممکن است حین کار نیز بدلیل عدم نگهداری نامناسب،  مشکلاتی پیش بیاید و کارکرد باتری را تحت تأثیر قرار دهد.

وارد آمدن ضربه ، رطوبت، ورود ولتاژ ناخواسته زیاد ، اتصال کوتاه در مدار باتری از جمله مواردی هستند که باعث معیوب شدن باتری یا اختلال در کار آن می شوند.

در ادامه به برخی از شایعترین مشکلات باتری در دستگاه حضور و غیاب می پردازیم:

1- شارژ نشدن باتری

 اگر باتری شارژ نشود، بالطبع توان روشن نگه داشتن دستگاه حضور و غیاب هنگام قطعی برق را نخواهد داشت.

مهمترین علت شارژ نشدن باتری، پایان عمر مفید باتری است. اگر پس از چندین سال استفاده از دستگاه حضور و غیاب و باتری آن، دیگر باتری شارژ نشده و یا کار نمی کند، به احتمال زیاد وقت تعویض آن فرا رسیده است. 

احتمال بعدی این است که مشکلی در مدار تغذیه باتری از جمله اتصال کوتاه یا خرابی یک قطعه از جمله رله موجود در مدار  بوجود آمده باشد که تشخیص و تعمیر آن توسط کارشناس مربوطه امکانپذیر است.

 2- روشن نشدن  یا خاموش و روشن شدن (Restart) دستگاه حضور و غیاب

اگر دستگاه حضور و غیابی خاموش شده و روشن نمی شود و با به محض روشن شدن، مجددا Restart می گردد، یکی از علتهای آن خراب شدن باتری می باشد. باتری معیوب می تواند با ایجاد اختلال در مدار داخلی دستگاه حضور و غیاب باعث خاموش شدن یا Restart شدن دستگاه گردد. راه تشخیص آن هم ساده است. اگر با جدا کردن باتری از دستگاه، مشکل حل شد، باید باتری را تعویض نمایید.

3- ایجاد اختلال در کار قطعات دیگر

معیوب شدن باتری می تواند در کار قطعات دیگر دستگاه حضور و غیاب اختلال ایجاد کند.

یک باتری معیوب ممکن است با اعمال ولتاژ اضافی به برد موجب ایجاد اختلال در کار قطعات مختلف از جمله کارتخوان، اسکنر اثر انگشت و . گردد. اگر با خروج باتری از مدار مشکل مرتفع شد، باید باتری تعویض گردد. اگر باتری سالم بود، شاید مدار تغذیه باتری مشکل داشته باشد که باید تعمیر گردد.

باتری مورد استفاده در دستگاههای حضور و غیاب متنوع بوده و بسته به نوع دستگاه از باتری های مختلفی در سایز های کوچک تا بزرگ و با ولتاژهای متفاوت ( 5ولت تا 24 ولت) در آنها استفاده می شود. بیشتر باتری های دستگاههای حضور و غیاب بخصوص دستگاههای وارداتی شبیه باتری گوشی های هوشمند بوده و به راحتی نصب و جدا می شوند. برخی باتری ها توسط سوکت به برد دستگاه متصل است که در اینصورت نیز به راحتی سوکت را می توان از دستگاه جدا نمود. 

نکته بسیار مهم در تعویض باتری این است که قبل از تعویض، حتما دستگاه حضور و غیاب را از برق جدا کرده و خاموش نمایید.

بی نظمی کارکنان در ورود و خروج 

یکی از مشکلات عمده مدیران و صاحبان کسب و کار در تمامی شرکتهای بزرگ و کوچک، بی نظمی کارکنان در ورود و خروج به خصوص عدم حضور به موقع در محل کار است. 

تمامی کارفرمایان انتظار دارند که پرسنل تحت مدیریتشان به موقع و رأس ساعت معین در محل کار خود حاضر باشند. البته که این انتظار به جایی است. حضور به موقع و شروع کار در رأس ساعت تعیین شده، علاوه بر ایجاد نظم و انضباط در محیط کار، باعث بالا رفتن بهره وری و راندمان کاری خواهد شد.

هر سازمان ساعات کار معینی برای حضور کارکنان و اشتغال به کار دارد. کارکنان موظفند در ساعت تعیین شده در محل کار خود حاضر بوده و شروع به کار نمایند. اگر پرسنل به هر دلیلی و بدون اخذ مجوز از مدیر مربوطه، دیرتر از زمان مقرر در محل کار حاضر شوند (تأخیر در ورود) و یا زودتر از ساعت پایان کار از محل کار خارج شود (تعجیل در خروج)، از قانون ساعت کاری تخطی کرده و مشمول جریمه می گردند.  

جریمه تأخیر و تعجیل ورود و خروج

قانون کار جریمه خاصی (به جز کسر مدت عدم حضور از ساعات کاری و کسر مبلغ آن از حقوق) را برای این موارد در نظر نگرفته است، مگر اینکه در اداره یا کارگاه قوانین انضباطی خاصی تعیین شده باشد. 

سازمانها و شرکتهای بزرگ معمولا دارای کمیته انضباطی هستند که به تخلفات پرسنل رسیدگی می کند. این کمیته برای مقابله با تخلفات مربوط به ورود و خروج، علاوه بر عدم پرداخت دستمزد و مزایای مربوطه، تنبیهات زیر را در نظر می گیرد:

نوبت اول: اخطار شفاهی

نوبت دوم: اخطار کتبی

نوبت سوم: اخطار یا توبیخ کتبی با درج در پرونده

نوبت چهارم: بررسی موضوع و ارائه پیشنهاد به مدیریت در خصوص ادامه همکاری یا قطع همکاری (اخراج) با فرد خاطی

در برخی شرکتهای خصوصی جهت جریمه پرسنلی که بدون مجوز تأخیر دارند، به اندازه 2 برابر مدت عدم حضور در محل کار، از حقوق و دستمزد کسر می شود. بعضی کارفرمایان سخت گیرتر هستند و در صورت تأخیر ورود پرسنل، کارکرد آن روز را برای آن شخص محاسبه نمی کنند.

صاحبان برخی مشاغل در برابر این بی نظمی ها انعطاف پذیرند. در بعضی از شرکتها مدت تأخیر از مرخصی کسر می شود. بعضی از کارفرمایان از حالت شناوری استفاده می کنند، یعنی به ازاء تأخیر در شروع ساعت کاری، به همان میزان از اضافه کار آخر وقت کسر می شود. مثلا ساعت کاری یک شرکت از 8 الی 16 است. اگر فردی ساعت 9 در محل کار خود حاضر شود، خروج وی نباید قبل از ساعت 17 باشد و بدین صورت تأخیر صبح با اضافه کاری عصر سر به سر می شود. البته طبق قانون ساعات بعد از پایان ساعت کار موظفی، بعنوان اضافه کار محسوب می شود و مزد آن 40% بیشتر از مزد کار عادی است. لذا در صورت محاسبه بصورت شناوری، در حق کارکنان اجحاف می شود.

چگونه با بی نظمی کارکنان در ورود و خروج مقابله کنیم؟

پایبندی به قوانین ورود و خروج  و رعایت آیین نامه های انضباطی در مورد تمامی پرسنل امری ضروری است. شما نمی توانید به برخی کارکنان اجازه دهید از قوانین پیروی نکنند، اما بقیه آنها مم به رعایت ضوابط رفت و آمد باشند. اینگونه برخوردهای تبعیض آمیز علاوه بر نیتی کارکنان از سازمان، گسترش بی نظمی را نیز در پی خواهد داشت.

نادیده گرفتن تأخیر و بی نظمی کارکنان، این پیام را برای شخص خاطی و دیگران ارسال می کند که وقت شناس بودن برای شما اهمیتی ندارد. از طرف دیگر برخورد شدید با پرسنلی که برای بار اول تأخیر داشته، چندان منطقی به نظر نمی رسد. با گفتگوی رو در رو و دوستانه با فردی که تأخیر داشته، می توانید از دلایل تأخیر وی آگاهی یافته و در صورت بروز مشکل، تا حد امکان کمک حالش باشید. علاوه بر این با گفتگوی مستقیم این نکته را به کارکنان گوشزد می کنید که حضور به موقع در محل کار برای شما اهمیت بسیاری دارد.

این نکته را در نظر داشته باشید که مشکل تأخیر کارکنان، همیشه مربوط به بی مسئولیتی آنها نیست. ممکن است شخص برای تأخیر خود دلایل موجهی داشته باشد. بیماری یکی از اعضاء خانواده، مشکلات خانوادگی، گرفتار شدن در ترافیک، خرابی وسیله نقلیه و . می تواند یکی از دلایل موجه باشد.

  راهکارهایی برای کاهش بی نظمی کارکنان در ورود و خروج:

1- در بدو استخدام آیین نامه ها و مقررات مربوط به ساعات کاری و ورود و خروج را به کارکنان گوشزد کنید. می توانید مدت ساعت کاری و ساعت ورود و خروج را در برگه قرارداد قید نمایید.

2- اگر می خواهید تمامی کارکنان تحت مدیریت شما رأس ساعت مقرر در محل کار حاضر بوده و آماده به کار باشند، باید خودتان رأس ساعت و حتی کمی زودتر در محل کار حاضر شوید.

3- از سیستم مکانیزه حضور و غیاب جهت ثبت و مدیریت تردد پرسنل استفاده نمایید.

4- برای بار اول می توان از تأخیر پرسنل چشم پوشی کرد، اما در صورت تکرار حتما شخص خاطی را برای ادای توضیحات فرا بخوانید.

5- در مورد تأخیر و بی نظمی های ورود و خروج، به هیچ وجه بین کارکنان تبعیض قائل نشوید.

6- سعی کنید با پرسنل تحت مدیریت خود مهربان باشید. توضیحات و حرفهای آنها را گوش کنید، شاید دلایل موجهی برای تأخیر داشته باشند.

7- در صورت ادامه بی نظمی و بی مسئولیتی هر یک از پرسنل، با او جدی تر برخورد کنید.

دستگاه گشت و نگهبانی یا سیستم گشت زنی برای مدیریت بازدید و سرکشی به مکانهایی که امنیت آنها از اهمیت بالایی برخوردار بوده و نیاز به کنترل و نظارت همیشگی دارد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مرکز حراست و نگهبانی در مکانهایی مانند کارخانه ها، مراکز اداری و تجاری، اماکن نظامی، پالایشگاه ها، نیروگاه ها، انبارها و . می توانند از این دستگاه استفاده کنند. 

اکثر دستگاههای گشت و نگهبانی مجهز به کارتخوان بدون تماس بوده و قادر به شناسایی و خواندن انواع تگ ها و کارت های بدون تماس (RFID) می باشند.

نگهبان یا نگهبانان با همراه داشتن دستگاه گشت و نگهبانی در بازه های زمانی تعیین شده به مکانهای مشخص سرکشی کرده و با نزدیک کردن دستگاه به تگ یا کارت موجود در محل مورد نظر، شماره آن و تاریخ و ساعت دقیق را در دستگاه گشت زنی ثبت می کنند.

دستگاههای گشت نگهبانی مجهز به یک یا چند پورت از جمله Usb, Rs232,Ethernet یا Wifi بوده و اطلاعات آنها قابل انتقال به نرم افزار روی کامپیوتر می باشد. اتوماسیون گشت و نگهبانی پس از خواندن اطلاعات موجود در دستگاه، گزارشات متنوع و کاربردی برای مدیریت سرکشی به نقاط مختلف و مدیریت عملکرد نگهبانان در اختیار ما قرار می دهد.

بدلیل اینکه دستگاههای گشت و نگهبانی بصورت سیار مورد استفاده قرار می‌گیرند ، از باتری یا Ups داخلی استفاده می کنند. همچنین برای آگاهی از وضعیت دستگاه گشت و نگهبانی (ثبت موفق، وضعیت حافظه، وضعیت باتری و .)، بر روی این دستگاه ها از چراغهای LED یا بوق (Buzzer) استفاده می شود.

نکته قابل توجه دیگر در مورد دستگاههای گشت و نگهبانی، اهمیت مقاومت آنها در برابر گرد و غبار، رطوبت و  ضربه می باشد. دارا بودن استاندارد IP (مقاومت در برابر گرد و غبار و رطوبت) و استاندارد IK (مقاومت در برابر ضربه) در این دستگاه ها باید مورد توجه قرار گیرد.

امروزه بدلیل تجهیز اکثر شرکتهای کوچک و بزرگ به شبکه های کامپیوتری، استفاده از دستگاههای حضور و غیاب تحت شبکه متداول تر است. در این مقاله می خواهیم توضیحات مختصری راجع به اصطلاحات و تنظیمات رایج شبکه که معمولا هنگام استفاده از دستگاههای حضور و غیاب با آنها سروکار داریم، ارائه دهیم.

شبکه کامپیوتری: به مجموعه دو یا چند کامپیوتر یا دستگاه دیگر که به هم متصل می شوند تا بتوان از منابع نرم افزاری (مانند فایلها و نرم افزارها) و سخت افزاری (مانند پرینتر و دستگاه حضور و غیاب) بصورت مشترک استفاده کرد، شبکه گفته می شود.

انواع شبکه های کامپیوتری:

شبکه‌های کوچک محلی (LAN)

شبکه‌های شهری (MAN)

شبکه‌های جهانی (WAN)

Ip Address: مخفف واژه Internet Protocol Address است. به هر دستگاه اعم از کامپیوتر یا دستگاه دیگر در شبکه یک آدرس منحصر به فرد تعلق می گیرد که توسط این آدرس شناسایی می شود. به این آدرس 4 رقمی که توسط نقطه از هم جدا می شوند، Ip Address می گویند. مثال: 192.168.1.101

آدرس IP با توجه به وسعت شبکه به کلاسهای مختلفی تقسیم می شود. عمده ترین این کلاسها، کلاس C در شبکه‌های کوچک، کلاس B در شبکه‌های متوسط و کلاس A در شبکه‌های بزرگ است. یک Ip Address از دو قسمت Net Id و Host Id تشکیل می شود. 

تنظیمات Ip می تواند بصورت اتوماتیک توسط سرویس DHCP و یا بصورت دستی انجام گردد. برای آگاهی از کلاس و رنج Ip شبکه مورد استفاده به تنظیمات Network and Sharing در Control Panel ویندوز مراجعه نمایید.

Subnet Mask: عددی است که تعداد بیتهای آدرس شبکه و میزبان را مشخص می کند. این عدد 4 رقمی با توجه به کلاس Ip می تواند متغیر باشد.

Default Gateway: این آدرس در واقع یک Ip است که آدرس کامپیوتر یا تجهیزات دیگر مانند مودم و روتر که از آن سرویس می گیریم را مشخص می کند.

سوئیچ (Switch): ابزاری برای سهولت برقراری ارتباط بین دستگاههای مختلف و متمرکز کردن انتقال اطلاعات در بستر شبکه است.

کابل شبکه: هر دستگاهی برای اتصال به شبکه باید از یک کابل شبکه 4 زوج استفاده کند. البته برخی دستگاهها بصورت بیسیم(Wifi) به شبکه متصل شده و نیازی به کابل ندارند.

پورت (Port): پورتها دروازه‌هایی برای ارسال و دریافت (ورود و خروج) اطلاعات هستند. راجع به پورتها سخت افزاری مانند پورت Usb , Rs232 Ethernet و . در پستهای قبلی صحبت کرده ایم. منظور از پورت در اینجا پورت های نرم افزاری در شبکه هستند.

تعداد پورتهای شبکه 65535 عدد می باشد. برخی از این پورتها از قبل رزرو شده و برای سرویس خاصی در شبکه به کار می روند. بعنوان مثال پورت شماره 80 برای دیدن صفحات وب (Http) و پورت شماره 110 برای سرویس Email مورد استفاده قرار می‌گیرد.

استفاده از پورتها مخصوصا زمانی که دستگاه ما به اینترنت متصل می گردد، جهت برقراری ارتباط، استفاده از سرویسهای مختلف و تبادل اطلاعات اامی است.

مشکل ارتباط با دستگاه حضور و غیاب - حافظه Flash

برای برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات بین دستگاه حضور و غیاب و کامپیوتر روشهای مختلفی وجود دارد. یکی از متداول ترین روشهای ارتباطی، استفاده از پورت (درگاه) Usb است.

در پاره ای از موارد، ارتباط از طریق اتصال پورت Usb کامپیوتر و دستگاه حضور و غیاب از طریق کابل رابط Usb صورت می گیرد. اما در اکثر موارد از یک حافظه فلش (Flash disk) برای تبادل اطلاعات با دستگاه حضور و غیاب استفاده می شود. این روش بسیار ساده بوده و فقط کافی است، حافظه فلش را به پورت Usb دستگاه حضور و غیاب متصل نمائید. پس از اتصال بلافاصله اطلاعات ترددها و یا اطلاعات و تنظیمات دیگر بین دستگاه و فلش انتقال می یابد.

در برخی موارد برقراری ارتباط بین دستگاه حضور و غیاب و حافظه Flash انجام نمی‌گیرد. برای رفع مشکل می توانید به ترتیب مراحل ساده زیر را دنبال کنید و اگر در هر مرحله مشکل حل شد، مراحل بعدی را ادامه ندهید.

1- احتمال دارد اطلاعاتی بر روی دستگاه حضور و غیاب و حافظه فلش برای انتقال وجود نداشته باشد. البته در این مورد در اکثر مواقع پیامی مبنی بر عدم وجود اطلاعات، بر روی صفحه نمایشگر دستگاه حضور و غیاب ظاهر می گردد.

2- فلش را از دستگاه حضور و غیاب جدا کنید. پورت Usb دستگاه و فلش را از نظر وجود گرد و غبار یا هر مانع دیگر بررسی و در صورت وم پاکسازی کنید. سپس فلش را دوباره به همان پورت وصل کنید.

3- اگر پورت Usb دیگری بر روی دستگاه حضور و غیاب وجود دارد، فلش را به آن متصل نمائید.

4- فلش را از دستگاه حضور و غیاب جدا کنید. یکبار دستگاه را خاموش و روشن و یا Restart نمائید. بعد از اینکه دستگاه حضور و غیاب به صورت کامل روشن و آماده به کار شد، دوباره فلش را به آن وصل کنید.

5- در بخش تنظیمات دستگاه حضور و غیاب، چک کنید که تنظیمات مربوط به پورت Usb تغییر نکرده باشد.

6- این مرحله نوبت تست کردن حافظه Flash است. فلش را از دستگاه حضور و غیاب جدا کرده و به یک کامپیوتر متصل کنید. آیا فلش توسط کامپیوتر شناسایی شده و محتویات آن قابل دسترسی است. اگر حافظه فلش توسط کامپیوتر هم شناسایی نمی شود، باید از یک فلش دیسک دیگر استفاده نمود.  در صورتیکه که حافظه فلش شناسایی شده ولی قابلیت  دسترسی به محتویات آن وجود ندارد، محدودیت های آنرا بردارید و یا یکبار آنرا فرمت کنید. اگر مشکل دسترسی به حافظه مرتفع نشد، باید آن را تعویض نمایید.

6- بعضی از دستگاه های حضور و غیاب، فقط فلشهای با فرمت Fat32 را شناسایی می کنند. اگر فرمت فلش چیز دیگری (مثلآ NTFS) است، فلش را یکبار بر روی کامپیوتر با فایل سیستم Fat32 فرمت کنید.

نکته مهم: در صورت نیاز به فرمت کردن فلش، حتما از اطلاعات موجود بر روی آن بکاپ تهیه کنید.

در صورتیکه هیچ کدام از این مراحل، مشکل را مرتفع نکرد. باید دستگاه حضور و غیاب را جهت بررسی و تعمیر به شرکت مربوطه ارسال نمائید.

راهکارهایی برای رفع مشکل اثر انگشت در ثبت تردد 

1- در محیطهای کارگاهی که کارهای فیزیکی با دست انجام می شود و یا در محیطهای آزمایشگاهی که دست با انواع مواد شیمیایی در تماس است، بهتر است کارکنان مربوطه جهت محافظت اثرانگشت از دستکش استفاده نمایند.

2- برای ثبت تردد از طریق اثرانگشت ، انگشتانی را بر روی دستگاه حضور و غیاب تعریف کنید که کمتر در معرض تماس و اصطکاک با اجسام و مواد هستند.

3- حتی الامکان از هر شخص 2نمونه اثر انگشت (از هر دست یک انگشت) تعریف گردد تا در صورت ایجاد مشکل برای انگشت یک دست،‌ از انگشت دست دیگر جهت ثبت تردد استفاده شود.

4- هنگام تعریف اثر انگشت و یا ثبت تردد،‌ باید انگشت مورد نظر از حیث خیس بودن، ‌آغشته بودن به کرم یا روغن و کثیف بودن پاکسازی شده باشد.

5- هنگام ثبت تردد در هوای خیلی سرد،‌بخصوص در تردد اول وقت (صبح) مواظب باشید که انگشت شما سرد و یخ زده و یا خیلی خشک نباشد. چند دقیقه قبل از ثبت تردد، انگشت خود را گرم نگه دارید. یک راهکار برای انگشتانی که از این حیث دچار مشکل می شوند،‌ این است که هنگام ثبت تردد با دمیدن هوای بازدم از طریق دهان (ها کردن) بر روی انگشت مورد نظر، سعی کنید دمای آنرا متعادل کرده و کمی مرطوب (نه خیس) کنید.

6- یک تکنیک برای شناسایی بهتر اثر انگشت افرادی که مشکل یا تأخیر در شناسایی اثر انگشت دارند، این است که انگشت مورد نظر را دوبار تعریف کنید.

7- هنگام انگشت نگاری و ثبت تردد،‌ انگشت خود را به یک صورت و با یک فشار متعادل و بصورت کامل بر روی سنسور(اسکنر) انگشت قرار دهید.

8- در تنظیمات اکثر سنسورهای اثر انگشت گزینه ای به نام  Rotation وجود دارد. در صورت فعال بودن این گزینه، با چرخش انگشت بر روی سنسور تا 90 یا 0درجه هم امکان تطابق و شناسایی اثر انگشت وجود خواهد داشت.

9- سطح سنسور(اسکنر) اثر انگشت را همیشه تمیز نگه دارید.

10- دقت کنید که زمانهای تبادل اطلاعات بین دستگاه با کامپیوتر با زمانهای ثبت تردد تداخل نداشته باشد.

 11- باید دمای محل استفاده از دستگاه حضور و غیاب متعادل باشد (نه خیلی گرم، نه خیلی سرد) تا در کارکرد دستگاه و شناسایی اثر انگشت خالی ایجاد نشود.

12-  اگر  دستگاه حضور و غیاب در شناسایی برخی از انگشتها مشکل داشت و رعایت نکات فوق نیز مؤثر واقع نشد، آن اثر انگشتها را از دستگاه حرف کرده و انگشتان دیگر را معرفی کنید.